Die automatische Übertragung verstehen und nutzen

Möchten Sie die Datenübertragung zwischen Ihren Benutzern automatisieren, damit sie diese nicht manuell durchführen müssen? Mit dem automatischen Transfer ist das möglich.

Was ist die automatische Übertragung ?

Dies ist eine Funktion namens Automatisierung. Sie ermöglicht es, im Voraus festzulegen, wer eine Datenübertragung erhalten soll, und gleichzeitig von erweiterten Versandbedingungen zu profitieren, um die Übertragung zu steuern.

Beim manuellen Transfer von Daten muss der Benutzer am Ende seiner Eingabe auf die Schaltfläche [Übertragen] klicken und dann einen Empfänger aus der Benutzerliste auswählen.

Der automatische Transfer hingegen erfolgt transparent für den Benutzer. Er klickt lediglich auf [Senden] am Ende der Eingabe, ohne sich darum kümmern zu müssen, wem die Daten übertragen werden sollen. Dies hat zwei Vorteile: Es vermeidet Benutzerfehler bei der Bedienung, Es entfällt die Notwendigkeit, die Benutzer in der Verwendung der Schaltfläche [Übertragen] zu schulen.

Einrichtung

Erstellung einer Automatisierung

Der Zugriff auf die Konfiguration der Automatisierungen erfolgt über die Schaltfläche  die sich oben rechts im Formular-Designer befindet. Klicken Sie auf [+Hinzufügen, um eine neue Konfiguration zu erstellen].

Die Konfiguration erfolgt in zwei Schritten :

Schritt 1: Auswahl des Empfängers

Für den/die Empfänger der automatischen Übertragung haben Sie folgende Möglichkeiten :

• Ein Kizeo Forms-Benutzer : Dieser Benutzer muss Schreibrechte für das Formular haben. Wählen Sie ihn einfach aus der angezeigten Liste aus.
• Der ursprüngliche Benutzer der Daten : Diese Option ermöglicht es, die Daten an den Benutzer zurückzusenden, der die Eingabe ursprünglich vorgenommen hat.
• Ein Kizeo Forms-Benutzer, der in einem Formularfeld angegeben ist : Dies ist ein Benutzer, der in einem Feld des Formulars eingetragen wurde. Es ist zwingend erforderlich, die Anmelde-ID des Benutzers einzugeben, nicht dessen Namen. Handelt es sich um ein Feld vom Typ Liste oder Mehrfachauswahl, wird die Datenübertragung nur an den ersten ausgewählten Identifikator ausgeführt. Auch hier muss der Benutzer Schreibrechte für das Formular haben.

Die zulässigen Felder sind : das Eingabefeld, das Listenfeld, das Referenzfeld und das Auswahlfeld, unabhängig davon, ob sie sich innerhalb oder außerhalb eines Tabellenelements befinden.

Schritt 2: Die Versandbedingungen

Die automatische Übertragung wird beim Speichern und/oder Bearbeiten der Daten ausgelöst. Dies wird als Versandbedingungen bezeichnet.

Erweiterte Bedingungen ermöglichen es, die Übertragung mithilfe von drei Filtertypen zu steuern : einfacher Filter , dynamischer Datumsfilter und parametrisierter Filter. Es ist problemlos möglich, mehrere Filter zu definieren und diese mit den logischen Funktionen UND, ODER oder einer Kombination aus beiden zu verbinden. 

Wichtige Schaltflächen :

•  : ermöglicht die Validierung der Bedingung
•  : ermöglicht die Bearbeitung der Bedingung. Diese Schaltfläche erscheint erst, wenn die Bedingung validiert wurde.
•  : ermöglicht das Löschen einer Bedingung
• : dupliziert eine Bedingung des Typs ODER. Mindestens eine Bedingung muss erfüllt sein, damit die Daten gepusht werden.
• : erstellt eine Bedingung des Typs UND. In diesem Fall müssen alle Bedingungen erfüllt sein, damit die Daten gepusht werden.
•   Eine Bedingung hinzufügen : erstellt eine Bedingung des Typs ODER 

Übersicht der Automatisierungskonfiguration

Die Filterung erfolgt anhand des Automatisierungstyps. So können Sie beispielsweise nur die Konfigurationen für automatische Übertragungen anzeigen lassen. 

Dank der verschiedenen Schaltflächen können Sie die Konfigurationen aktivieren, deaktivieren, bearbeiten, kopieren und löschen. Der Name lautet standardmäßig Automatische Übertragung. Wenn Sie mehrere Konfigurationen für dasselbe Formular erstellen, wird eine Zahl in Klammern hinzugefügt : Automatische Übertragung, Automatische Übertragung (1), Automatische Übertragung (2) usw… Um den Namen zu ändern, klicken Sie einfach darauf, geben einen neuen Namen ein und bestätigen die Änderung mit dem grünen Häkchen. Mit dem roten Kreuz können Sie die Änderung abbrechen.

Sie können bis zu 25 Konfigurationen für automatische Übertragungen erstellen. Unter dem Automatisierungstyp wird die Angabe x Konfiguration(en) / maximal 25 erlaubt angezeigt, wobei x die Anzahl der Konfigurationen ist, unabhängig davon, ob sie aktiv oder inaktiv sind.  Wenn Sie 25 Konfigurationen erstellt haben, werden die Schaltflächen + Hinzufügen und Kopieren deaktiviert, und am unteren Rand der Seite erscheint die Meldung: "Sie haben die maximale Anzahl erlaubter Konfigurationen erreicht."

Die Automatisierung kann einen der folgenden drei Status haben :

•  : es existiert keine Konfiguration.
•  : es gibt eine oder mehrere Konfigurationen, von denen mindestens eine aktiv ist.
•  : es existieren eine oder mehrere Konfigurationen, aber keine ist aktiv.

Datenfluss

Der Benutzer gibt eine Datenangabe ein und speichert sie. Eine Benachrichtigung informiert ihn darüber, dass das Formular erfolgreich gesendet wurde, und die Daten werden in den Ordner Gesendet seiner mobilen Anwendung verschoben. Gleichzeitig, und völlig transparent für den Benutzer, werden die Daten gemäß den Einstellungen der Konfiguration der automatischen Übertragung an den Empfänger übertragen.

Der Empfänger erhält die Daten in seinem Posteingang der mobilen Anwendung. Abhängig von der Konfiguration können die Daten anschließend an den ursprünglichen Benutzer zurückgesendet, an einen anderen Benutzer weitergeleitet oder einfach gespeichert und damit abgeschlossen werden.

Datenverlauf

Im Datenverlauf wird die automatische Übertragung durch dieses Symbol dargestellt .  Wenn es mehrere automatische Übertragungen gibt, erscheint dieses Symbol zu Beginn jeder Zeile.

Das folgende Beispiel zeigt den Verlauf einer Abwesenheitsanfrage mit den folgenden Schritten :

1. Der Antragsteller gibt seine Anfrage ein und speichert sie.
2. Die Daten werden an seinen Manager übertragen.
3. Der Manager empfängt die Anfrage in seinem Posteingang und vervollständigt sie.
4. Anschließend speichert er die Daten.
5. Die Daten werden an den Antragsteller zurückübertragen.
6. Der Antragsteller empfängt sie ebenfalls in seinem Posteingang und ergänzt sie.
7. Schließlich speichert er die Daten.
8. Die Daten werden in das Backoffice hochgeladen, und ihr Status ist Abgeschlossen.

Datenstatus

Wie bei der manuellen Übertragung können die Daten, die aus einer automatischen Übertragung stammen, einen der folgenden Status haben :

: Die Eingabe über ein Formular (ohne Push) wurde abgeschlossen.

: Der Push wurde auf das Mobilgerät des Benutzers gesendet, dieser hat jedoch seinen Posteingang noch nicht aufgerufen.

: Der Push wurde auf das Mobilgerät des Benutzers heruntergeladen, und dieser hat ihn durch Aktualisieren seines Posteingangs zur Kenntnis genommen.

: Die Eingabe der gepushten Daten wurde abgeschlossen. Der Status kann sich jedoch ändern, und die Daten können schwarz angezeigt werden, wenn sie nach der Speicherung bearbeitet wurden.