✨Cas d'usage : Ajouter automatiquement un élément dans une Liste Avancée

Dans ce tutoriel, vous allez apprendre à ajouter automatiquement une nouvelle ligne dans une Liste Avancée à partir d’une saisie de donnée. C’est une solution idéale pour enrichir vos bases de données sans saisie manuelle et de manière rapide.

1. Pourquoi utiliser cette automatisation ?

Les Listes Avancées sont idéales pour centraliser des données clés (clients, produits, personnel, etc.). Grâce à l’automatisation de Liste Avancée, chaque saisie dans un formulaire peut directement enrichir l’une de ces listes sans intervention manuelle.

✅ Exemples d’utilisation :

• Ajouter un client dans une base commerciale.
• Créer un article dans une liste de produits ou de services.
• Enregistrer un nouvel employé ou intervenant dans une liste du personnel.
• Ajouter un véhicule ou équipement à une flotte ou un inventaire.
• Intégrer un fournisseur dans un référentiel achats.
• Déclarer un chantier, un projet, ou un site d’intervention.
• Compléter une liste d’anomalies ou de non-conformités rencontrées sur le terrain.
• Enrichir une base de prestations, de tâches ou d’activités planifiées.

👉 À chaque enregistrement d’une donnée dans un formulaire, la liste se met à jour automatiquement.

🎥 Cas d’usage en vidéo

La vidéo illustre un exemple concret : l'ajout automatique d’un nouveau client dans une Liste Avancée. Elle vous montre comment configurer cette automatisation en situation réelle.

Pensez à lire ce tutoriel jusqu’au bout pour comprendre en détail chaque étape de la mise en œuvre.

2. Comprendre le contexte

Imaginons un formulaire où vos utilisateurs choisissent un client dans une liste déroulante. Une fois le client sélectionné, ses coordonnées s’affichent automatiquement dans les champs du formulaire.

Mais que se passe t-il si ce client n’existe pas encore ?
L’utilisateur peut le saisir, et grâce à une automatisation, une nouvelle ligne sera ajoutée en temps réel à votre Liste Avancée, sans intervention manuelle.

3. Préparer votre liste avancée

Dans notre exemple la liste contient les colonnes suivantes :

• Nom du client (label)
• Adresse
• Code postal
• Ville
• Téléphone
• Email

💡 Toutes les colonnes de la liste sont en format Texte.

4. Créer le formulaire adapté

Dans notre exemple, le formulaire contient les champs suivants :

• ✅Une case à cocher : l’utilisateur l’active s’il souhaite ajouter un nouveau client.
• 🔽Un champ liste conditionnel pour choisir un client existant. Il disparaît lorsque la case est cochée.
• ✍️Un champ de saisie conditionnel : il apparaît uniquement si la case est cochée, pour entrer le nom du nouveau client.
• 📝Cinq champs référence :
  • Automatiquement remplis si un client est sélectionné.
  • Modifiables si l’utilisateur saisit un nouveau client.
    
    

5. Configuration de l’automatisation

L’objectif est que la ligne soit créée automatiquement dans la liste lors de l’enregistrement de la donnée.

Depuis le formulaire, accédez à la configuration des automatisations en cliquant sur ce bouton :

Pour créer une automatisation, cliquez sur le bouton + du bloc Liste Avancée.

La fenêtre de création est divisée en deux parties :

• La partie centrale, dédiée au paramétrage de l’automatisation,
• La partie droite, qui affiche un récapitulatif dynamique des éléments configurés.

5.1. Choisir la liste à mettre à jour

Sélectionnez la Liste Avancée concernée.

5.2. Définir l’action

Choisissez l’action Ajouter une ligne

5.3. Lier les champs (mapping)

Pour chaque information à ajouter :
* Sélectionnez la colonne cible (par exemple : adresse),
* Cliquez sur l’icône pour créer le lien,
* Choisissez le champ du formulaire correspondant.

Répétez cette opération autant de fois que nécessaire afin de lier chacun des champs souhaités à l’aide du bouton + Ajouter un mapping.

5.4. Déclencher l’automatisation

Définissez le ou les moments où l’automatisation doit s’exécuter :

• À l’enregistrement de la donnée
• À la modification de la donnée
• Lors du transfert de la donnée

🖱️Terminez en cliquant sur Enregistrer.
📛 Pour retrouver plus facilement votre automatisation, nous vous conseillons de la renommer (ex. : Mise à jour client) en cliquant sur le crayon vert.

6. Vérifier le bon fonctionnement

Pour vous assurer que l’automatisation fonctionne correctement, effectuez une saisie de test.

Rendez-vous ensuite dans l’historique de la donnée :

• ✅ Coche verte : l’automatisation s’est déclenchée avec succès.
• 🟠 Coche orange : l’automatisation est en cours de traitement.
• 🔴 Coche rouge : une erreur s’est produite. Dans ce cas, vérifiez à nouveau les paramètres de configuration afin de corriger l’éventuel dysfonctionnement.

7. Contrôler la mise à jour de la Liste

Ouvrez votre Liste Avancée pour vous assurer que le nouveau client a bien été ajouté avec toutes les données.

📘 Aller plus loin avec les Listes Avancées

Voici deux tutoriels complémentaires pour approfondir votre maîtrise des automatisations :

👉 Cas d'usage : Modifier automatiquement un élément dans une Liste Avancée.
👉 Cas d'usage : Gérer votre stock avec les Listes Avancées.