Ajouter une ligne dans une Liste Avancée

Ce tutoriel vous explique comment ajouter automatiquement une ligne dans une Liste Avancée avec le contenu de vos données.

Le principe est simple ! Vous devez avoir :

• Une Liste Avancée, créée soit à partir d'une liste vierge, soit à partir d'un fichier Excel.
• Un formulaire avec un champ liste qui pointe vers cette liste.
• Une automatisation de Liste Avancée.

Cas d'usage

Vous devez saisir le nom d'un participant ainsi que ses coordonnées. Le formulaire comprend donc les champs suivants :

• Un champ Liste pour le nom du participant. C'est le label.
• Quatre champs Référence pour le prénom, l'adresse, le code postal et la ville.

Dans le cas où le participant n'existe pas dans la liste, vous souhaitez que l'utilisateur sélectionne le label Autre dans le champ liste puis saisisse manuellement ses coordonnées.
Il convient donc de prévoir autant de champs de saisie que d'informations à saisir.
Vous pouvez également prévoir de paramétrer des conditions de visibilité pour que ces champs ne s'affichent que dans le cas où le label Autre est sélectionné.

Dans notre exemple, les cinq champs de saisie sont nommés de la manière suivante :

• Nouveau participant,
• Prénom du nouveau participant,
• Adresse du nouveau participant,
• Code postal du nouveau participant,
• Ville du nouveau participant.

Le contenu de ces champs permettra l'ajout du nouveau participant à la Liste Avancée.

1. Accès à la configuration d'une Automatisation

• Tout d'abord, rendez vous dans le menu [Formulaires], puis sur l'onglet [Mes formulaires].

• Cliquez sur le bouton [Modifier] du formulaire concerné.

• Le bouton d'accès à la configuration des automatisations est présent en haut, à droite de la page de création du formulaire.

• Pour créer une automatisation, il vous suffit de cliquer sur le bouton [+] dans le bloc [Liste Avancée].
  La fenêtre de création se compose de deux parties :

• La partie centrale permet de mettre en place le paramétrage,

• La partie de droite est un récapitulatif qui se complète au fur et à mesure que vous avancez dans les étapes.

2. Les étapes de la configuration

La configuration de l'automatisation se fait en 4 étapes. Vous devez impérativement cliquer sur le bouton [Valider et continuer] pour passer d'une étape à l'autre.

Etape 1 : Liste

Cette étape consiste à choisir la Liste Avancée à mettre à jour.

Etape 2 : Action

Vous avez le choix entre ajouter ou modifier une ligne. Pour notre cas d'usage, il faut sélectionner [Ajouter une ligne].

Etape 3 : Mapping

Le mapping est l'association des colonnes de la liste avec les champs du formulaire. Ainsi, les colonnes d’une liste avancée peuvent être alimentées par les informations saisies dans une donnée.

Vous n'êtes pas obligés de mapper toutes les colonnes de la liste avec tous les champs du formulaire, en revanche, la colonne Label doit impérativement être mappée avec un champ du formulaire.

Il existe plusieurs types de colonnes et la compatibilité des champs pouvant alimenter une liste varie en fonction du type de la colonne.

Les champs et actions compatibles avec une colonne de type Texte sont les suivants :

Les champs et actions compatibles avec une colonne de type Nombre sont les suivants :

Etape 4 : Conditions de déclenchement

Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs conditions de déclenchement parmi les conditions suivantes :

• Enregistrement,
• Modification,
• Transfert.

Pour éviter que la liste soit mise à jour par erreur et par tout le monde, il convient de définir un ou des filtres dans les conditions de déclenchement de la mise à jour de la liste.
Par exemple, la liste ne se met à jour qu'à partir des données d'un utilisateur défini.

Il ne reste plus qu'à cliquer sur le bouton [Enregistrer], la configuration est maintenant créée.

L'animation ci-dessous vous propose de découvrir en images la configuration d'une automatisation pour déclencher la mise à jour automatique de votre Liste Avancée.
C'est simple, il suffit de cliquer sur la pastille verte pour passer d'une image à l'autre.

Il ne vous reste plus qu'à saisir des données puis à consulter les modifications dans votre liste.

Pour en savoir plus sur les possibilités de mise à jour automatique de vos Listes Avancées, n'hésitez pas à consulter nos tutoriels Modifier une ligne dans une Liste Avancée et La gestion de stock avec les Listes Avancées.